告別瞎忙
先做最重要的事
時刻清楚想要的結果
給目標一個期限
同一階段只忙有限的目標
不值得的事情千萬別做
把復雜的問題簡單化,而不是相反
改變能改變的,接受不能改變的
先做重要的事
如果你留心觀察,你會發現在我們周圍有許多這樣的人,他們從走進辦公室開始就忙于工作,從早到晚,也不分工作的輕重緩急,一天下來似乎干了很多事情,卻又不知道自己這一天到底干了幾件事。♀+言情內容更新速度比火箭還快,你敢不信麼?
下班後,這些人總是覺得身心疲憊。
這樣的員工,每天確實在勤勤懇懇地做事,但每到工作總結的時候,你就會發現還有很多重要的事情沒有辦,很多上級的要求沒有達到。
這種工作,是效果很差甚至可能會沒有任何效果的工作,更談不上忙出成效了。
忙出成效,說白了,就是指在一定的時間內高效地完成工作目標。但是,如果連工作計劃中最重要的事情都沒能完成,這種工作能稱為高效嗎?
古人雲︰「事有先後,用有緩急。」工作也是如此。
高效的工作者會對時間進行有效管理,他們知道把有限的時間集中起來做重要的事。但是對于任何一位職場中人來說,他的自由時間都總是不夠。那些「重要的事」總是難以在第一時間被集中處理。
一次序很重要
對于任何人來說,時間和精力都有限,這需要他們知道哪些事情需要優先處理,哪些事情可以緩一緩,也就是說,要弄清次序問題。
次序對任何人來說都非常重要。
一旦次序亂了,肯定會影響工作的進度,降低工作的效率。
管理大師德魯克在《卓有成效的管理者》一書介紹說,「很多管理者不能做到集中精力于某項工作,其主要困難在于他們確定不了哪些事情可以緩一緩」,也就是說︰他們不能準確地說出「必須做」和「可做可不做」的事。
很多人也都是這樣︰總是被一些別人的或者意外的事情牽絆,自己的主要問題沒解決好,就要操心其他,說好听點是「奉獻」,說難听點就是「拎不清」。
要知道,自達才能達人,自顧不暇的人何談幫助別人?
不管對于任何人來說,確立目標,找準最重要的事,都是關鍵的一步。一徘徊一猶豫,歲月就會被蹉跎,時間就會被損耗。你找準最重要的事,知道什麼樣的事情應該先做,什麼事情可以後做,並付出堅持不懈地努力,就能最大限度地提升工作效率。♀
二把最重要的工作排在首位
沒能實現高效工作的原因可能有很多種,但其中一個重要的原因是有的人缺乏洞悉事物輕重緩急的能力,做起事來毫無頭緒,完全被煩瑣的事務牽著鼻子走,最後不僅最應該做的工作(最重要的事)沒有做好,工作表上另外的工作也做的毫無效率。
我們應該首先承認一個事實︰一個人在工作計劃中不可能只有一件事,工作過程中也難以避免地經常會被各種瑣事、雜事打擾。在這種情況下,為了更加高效的完成工作,你要做的第一步就是按照事情的重要程度對自己的工作任務排序,然後先做重要的事情。
查爾斯史瓦在半世紀前擔任伯利恆鋼鐵公司總裁期間,曾經向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰︰「請告訴我如何能在辦公時間內做妥更多的事,我將支付給你合理的顧問費。」
李愛菲于是遞了一張紙給他,並向他說︰「寫下你明天必須做的最重要的各項工作,並按重要性的次序加以編排。明早當你走進辦公室後,先從最重要的那一項工作做起,並持續地做下去,直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序,然後著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間,也不用擔心。只要手中的工作是最重要的,則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作,則就是運用任何其它方法,你也同樣無法完成它們,而且若不借助于某一件事的優先次序,你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習慣。當這個建議對你生效時,把它提供給你的部屬采用。這個建議的試驗時間的長短,由你來定。試驗後,請將你認為這個建議所值的金錢數額,用支票寄給我」。
數星期後,史瓦寄了一張面額25000美元的支票給李愛菲,並附言她確已為他上了十分珍貴的一課。
史瓦的朋友事後曾問及何以他為那麼簡單的觀念付了那麼大的代價。
史瓦的答復是︰「那些觀念基本上不是簡單的!」。
他說經過李愛菲的指點後,他與他的部屬才開始養成「先做重要的事」的習慣。伯利恆鋼鐵公司後來之所以能夠躍升為世界最大的**鋼鐵制造者,據說可能是由于李愛菲的那數句真言。
將事務公司開遍全美國的著名管理專家亨瑞杜哈提曾提出︰不論他出多少錢,都不可能找到一個同時具備兩種能力的人,而這兩種能力是︰第一,會思想;第二,能按事情的重要程度來做事。
法國哲學家布萊斯巴斯卡所說︰「把什麼放在第一位,是人們最難懂得的。♀」許多人都不幸被這句話言中。
可見,作為一名優秀的工作者,要想忙出成效,分清事情的輕重緩急,先做要事的能力是多麼重要。
認識到什麼樣的工作才是有效的,能夠使你在工作中事半功倍。
一個總是能夠忙于要事的員工,才是真正能忙出成效的好員工。
每個人都應當合理安排自己的時間,把最重要的工作排在計劃的首位,對于一個渴望在工作中有卓越表現的人來說更是如此。
自然界每天只給我們24小時。如果我們把這些時間比作24只時間的彩球,把我們要做的事情比作很多只用來分裝這二十四只彩球的紙盒,就很容易看出如何才能更有效利用時間,先做重要的事了。
因為,你會看到,當代表無聊的事情的紙盒裝走了大部分彩球後,代表重要的事情的紙盒中就只有少量的彩球可裝,甚至沒有彩球可裝。
也就是說,當無意義的事情佔用了你的大部分時間後,重要的事情就只能等到明天、後天,或者更遙遠的時候去做了。
為此,每個人都應該有一個自己處理事情的優先表,列出自己一周之內急需解決的一些問題,並且根據優先表排出相應的工作日程表,使自己的工作能夠穩步高效地進行。
一個高效的工作者會集中自由時間來處理那些真正重大的事務,從而使工作得到有效落實。「重大的事務」對每個人來說都不盡相同,他們也會采取不同的方式來進行處理︰有的人會在工作日中分出一到兩天集中而有效地解決問題;有的人則喜歡在家里排定一段時間進行辦公。當然,我們不提倡把工作帶到家里,但知識工作者從事的是比較靈活的工作,可以進行自由變通。
你必須明白,任何人的時間都是有限的。
你只有率先解決最重要的事情,才能使管理具有有效性。
我還要提醒你的是,千萬不要讓那些重要的事情「暫行緩辦」。
從某種意義上說,「暫行緩辦」實際上就是「永遠不辦」。
辦成一件事需要時間精力努力,還需要恰當的時機。時機錯過了,既使辦成也和本來的意義大不相同。就像那些年少時錯過的戀人,迫于各方壓力選擇放手,經過歲月打磨,數年之後既使重修舊好,往往都不再是當年那麼合適的一對。
當今世界風雲變幻,企業內部種種關系更是復雜。
你若沒有「被擱置實際上等于被取消」的意識,就很難集中精力于最重要的那一件事上。你要知道,延緩本身就是一種風險。
如果這件事情是非常重要的,是應該馬上要做的,千萬不要延緩再辦。
三重要的事緊迫的事
在低效能或失敗的人中,不少人最易犯的錯誤是把「重要的事」與「緊迫的事」混為一談,分不清什麼是重要的工作和緊急的工作,整天忙于應付各種突發事件。這不由得讓我想起德魯克的話︰「最沒有效率的人就是那些以最高的效率做最沒用的事的人。」
我們在工作中常會面臨各種各樣的緊迫的事,這使我們在排定工作計劃時,會被壓力干擾,把那些實際上並不重要但又不好回避的事情排到前面,真正需要解決的卻排在後面。這樣做的結果是非常恐怖的,是因為被絕對禁止的。
管理大師德魯克認為,「千萬不能按壓力決定第一優先的事情」。
為什麼呢?
因為,這樣會的後果會犧牲掉許多重大的事務。
一般來說,緊迫的事情都是已經發生了的。處理已經發生了的事情,就是在「救火」。要知道,你在「救火」的同時,下一個「緊迫的事」又將發生。于是,你就成了一個專門救火的人。這是不對的。
你只有集中精力做真正值得的事,才能具有「高效性」。
下面,讓我們看一下,通常我們可以按什麼樣的優先順序來處理不同類型的工作。
1重要而且緊急必須立刻開始或在近期內就要取得結果
在工作中,除非是很多件這種工作同時出現,否則你就應該馬上行動處理它們。
因為這種工作的緊急和重要性,要比其他每一件事都優先。
這種情況一旦出現,拖延是絕對不允許的。
在這些情形下,時間管理是比較清晰的。
2重要但不緊急這類工作更容易體現出一個人辦事有沒有效率意識
我們工作和生活中,大多數所謂重要的事情都不是緊急的,我們可以現在就做,或者稍後再做。
對于這這種事情,大多數都會表示︰我肯定會去做的。
而在太多的情形下,我們確定這樣說著,也是在拖延著。
例如︰你要參加一個培訓班,你想還是找時間先做一番初步資料搜集之後,再去找幾家學校選擇一下,然後再確定何時去參加。
這些工作都有一個共同點︰它們具有重要性,會影響到你的職業發展、財富、健康和家庭等,但是你如果不采取初步行動,它們是可以拖延下去。
如果這些事情沒有涉及到別人的工作,或沒能在一定的時間內變成「緊急」的事情,你就永遠不會把它們列入你自己優先要辦的工作。
3緊急但不重要表面上看起來需要立刻采取行動的事情,但其實影響有限
例如︰某天你的一個朋友邀請你某日去參加一次沙龍,而你的太太正好告訴你那天如果有時間,就跟他一起去參加朋友的婚禮。
你或許會認為這兩件事情都不是很重要,但是你的太太就站在你面前,等著你回答,你就很容易接受了的建議,因為這件事情本身有期限,到時必須馬上去做,其他類似的事情就只好向後移了。
4不緊急也不重要此類事情,無論何時去做,都要明確的安排出一塊時間
很多工作只有一點價值,既不緊急也不重要,有的人習慣在做更重要的事情之前先做它們,因為怕這些事情會分你的心,另外快速地完成它們,也會提供一種成就感。
但是千萬注意,這很可能變成我們把更重要的工作向後拖延的借口。
如果你發現時間經常被小事情佔去了,你就要試一下學會克服拖延。
5浪費時間是否浪費時間,要看這些事情對工作目標有無益處
有些事情我們做後十分後悔,覺得是做了無用功,是在「浪費時間」。
但是否是真正的浪費時間,需要將此類工作和工作目標聯系一起,看是否有助于更快更好的完成目標。
總之,我們要把主要精力放在可以獲得最大回報的事情上,而別將時間花費在對成功無益或很少益處的事情上。每一位追求高效工作的人,都應該制定一份詳盡的工作計劃和休息計劃,最好能具體到每天,並在每天結束前精確地安排好明天的工作和休息,從而保證自己每天都能精力充沛地去做最有意義的工作。
時刻想清楚想要的結果
所有工作的目的,就是將目標變成結果。
只有想清楚自己必須達到什麼結果,你才知道自己為何而忙,從而提高工作效率,更完美地完成工作。
忙出成效,目的也是要有結果。
企業靠結果在生存每個小結果的積累,最後成就了公司戰略目標的實現;員工靠結果來發展,每天小結果的匯總,最終實現我們職業發展和事業提升。
所以,為了忙出成效,我們在工作中要時時刻刻把想要的結果放在心頭。
那麼具體到實際的工作中,什麼是結果呢?
國內著名企業管理顧問姜汝祥博士在《真正的執行》一書中,對結果做了具體和到位描述。比如︰
取得客戶的訂單與回款,就是銷售員工作的結果;產品按質按時交付,就是車間生產工人工作的結果;按照客戶需求開發出的軟件,是程序員工作的結果;會議上做好記錄,及時整理好並按時並交到上級手中,是秘書工作的記過;按時提交準確真實的財務報表,控制好財務預算,是財務人員的結果;聚焦公司戰略,帶領團隊成長,實現部門業績目標,就是部門經理的結果;做好戰略、做好文化、做好機制,做好團隊進化,完成董事會確定的目標,是總裁的結果;選個好總裁,定個好戰略,提供好資源,得到投資預期效益,為社會盡責任,是股東會、董事會的結果。
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