要成效,千萬別瞎忙 第十三章

作者 ︰ 陶文鈞

加強溝通,提倡交流

要想成為一名做事高效的員工,僅僅靠卓越的個人能力是遠遠不夠的。+言情內容更新速度比火箭還快,你敢不信麼?

現代企業在強調個人素質的同時,更多時候強調的是團隊合作精神。一滴水,只有深入大海,才永遠不會枯竭;一個員工,只有充分地融入整個企業、整個市場的大環境當中,他的才華才能充分地發揮出來,才能創造更大的經濟效益。

在團隊中,通過減少溝通消耗、提高溝通效率能夠提高項目團隊工作效率。

良好的團隊組織可以減少不必要交流和合作的數量,這是提高團隊效率的關鍵措施。

我們作為團隊中的一員,必須與同事加強溝通,在提高團隊效率的同時,使自己更好的忙出成效。

一建立正常的團隊溝通

美國加利福尼亞洲立大學研究發現︰在企業組織中,來自領導層的信息只有20(百分號)30(百分號)被下級知道並正確理解;從下到上反饋的信息不超過10(百分號)被知道和正確理解;而平行交流的效率則可達到90(百分號)以上,這被稱之為溝通位差損耗效應。

除了這種效應,人在職場,在上下級之間,同事之間,難免有些障礙,甚至有時會被人誤解。有的是由于他人造成的,有的則是自己不經意間造成的,對此我們絕不能采取消極的、听之任之的態度,更不能以對抗的方式去面對,而是要通過溝通來解決。

通過溝通,不僅有助于消除別人對你的誤會,更會加深別人對你的認識。

企業中也同樣存在像獅子一樣的人,他們能力超群、才華橫溢,自以為比任何人都強,連走路的時候眼楮都往上看。

他們藐視職場規則,不听同事的任何意見,甚至連上司的意見也置若罔聞,在以團隊合作為主的企業里,他們幾乎找不到一個可以合作的同事和朋友。

這樣的人,最終只能像獅子樣經常處于饑餓之中。

我認為,職場中的每一個人都必須突破溝通障礙,致力于建立正常的團隊溝通;團隊溝通解決奸了,眾人的智慧就真正調動起來了。

只有團隊成功,個人才能成功。

對于每個人來澆,保證自己的事業有更大發展空間的一個重要方法就是,善于同周圍的人合作。

一個人的力量是渺小的,只有合作才能使工作出成效。

溝通,它是一種能力,可並不是一種本能。它不是天生具備的,而是一個需要我們後天培養的,需要我們去努力學習和經營的。

為什麼在日常工作中,許多人就某一問題進行探討時,往往不是富有成效地交流,而是出現互相爭執、大聲爭吵,甚至更糟糕的情況呢?

這是因為他們不是在討論觀點,而只是簡單地表達觀點,含含糊糊、籠籠統統,還想努力影響他人,使其同意自己的看法。

這樣一來,就注定他們的溝通不會成功。

不能有效溝通,就無法明白和體會對方的意思,就難以把自己的「忙」和團隊的「忙」融合在一起,工作就會出現問題。

二積極傾听

良好的傾听是高效溝通的開始。

溝通高手在嘗試讓人傾听和了解之前,會把傾听別人和了解別人列為第一目標。

如果你能做到認真傾听,對方便會向你袒露心跡。

掌握別人內心世界的第一步就是認真傾听。

1.傾听的層次

其實,在工作中大部分人都自以為是,總認為自己的經驗豐富,可供別人借鑒,而真正下功夫去理解別人的並不多。

所以,傾听通常有層次之分。

我把傾听分為五類︰

一是充耳不聞,他們其實根本不去听別人的話,只是無法離開而必須處在那樣的環境之下。

二是裝模作樣,假裝听的很明白,全部用的是回應式的回答「是的!就是這樣」。

三是選擇式的傾听,他們只听自己感興趣的一部分,而對不感興趣的充耳不聞。

四是聚精會神,努力听清每一個字,認真理解別人所要表達的意思;

第五個層次,則很少有人能做到,那就是︰移情傾听,既在傾听的過程中投入自己足夠的情感,能夠站在說話者的角度思考問題。

2.傾听的技巧

在陳述自己的主張說服對方之前,先讓對方暢所欲言並認真聆听是解決問題的捷徑。

傾听不僅需要具有真誠的同理心的心態,還應該具備一定的傾听技巧。

居高臨下,好為人師;自以為是,推己及人;抓耳撓腮,急不可耐;左顧右盼,虛應故事;環境干擾,無心傾听;打斷對方,變听為說;刨根問底,打探**;虛情假意,施舍恩賜等都是影響傾听的不良習慣,應該注意避免。

喬吉拉德的一次經歷就證明了這一點。

喬吉拉德向一位客戶銷售汽車,交易過程十分順利。

當客戶正要掏錢付款時,另一位銷售人員跟吉拉德談起昨天的籃球賽。

吉拉德一邊跟同伴津津有味地說笑,一邊伸手去接車款,不料客戶卻突然掉頭而走,連車也不買了。

吉拉德苦思冥想了一天,不明白客戶為什麼對已經挑選好的汽車突然放棄了。

夜里11點,他終于忍不住給客戶打了一個電話,詢問客戶突然改變主意的理由。

客戶不高興地在電話中告訴他︰「今天下午付款時,我同您談到了我們的小兒子,他剛考上密西根大學,是我們家的驕傲,可是您一點也沒有听見,只顧跟您的同伴談籃球賽。我感受到很大的不尊重……」

吉拉德終于明白了。

這次生意失敗的根本原因是因為自己沒有認真傾听客戶談論自己最得意的兒子。

懂得如何傾听的人最有可能做對事情、取悅上司、贏得友誼,並且把握別人錯過的機會。傾听對傳奇人物約翰洛克菲勒來說非常管用,他以謹慎著稱,而且似乎經常很慢才做決定,他的座右銘是︰「讓別人說吧!」

3.在傾听中提問

在傾听對方發言的時候,如果你的腦海中閃現出疑問,這個時候千萬不要打斷對方的談話。你要做的是把問題記下來,等對方完全講完後再提出疑問。

你應該知道在傾听對方談話的時候千萬不要急于提出自己的看法。

所以,在傾听中提出問題,也是一門學問。

在通常的交談過程中,提出問題的句式越簡短越好,而針對問題作出的回答則是越長越好。所以我們應該盡量用簡短的句式向對方提問。

我們提出的問題越長,就會干擾對方的信息傳達。所以,句式比較長的提問是我們不提倡的。簡短提問的目的在于更好地運用提問的藝術發掘問題,獲取信息,同時使對方感到自己受到了重視。

三積極反饋

一個完整的溝通過程是這樣的︰首先是信息的發生者通過「表達」發出信息,其次是信息的接收者通過「傾听」接收信息。

對于一個完整的、有效的溝通來說,僅僅這兩個環節是不夠的,還必須有反饋,即信息的接收者在接收信息的過程中或過程後,及時地回應對方,以便澄清「表達」和「傾听」過程中可能的誤解和失真。

反饋有兩種︰一種是正面的反饋,另一種叫做建設性的反饋。

正面的反饋就是對對方做的好的事情予以表揚,希望好的行為再次出現。

建設性的反饋就是在對方做的不足的地方,給他提出改進的意見。

請注意,建設性反饋是一種建議,而不是批評,這是非常重要的。

在反饋中,在明確的表明態度,或贊同、或理解、或反對、或保留意見等。同時,還要注意針對事情進行反饋,要對事不對人;反饋的內容要具體而明確,盡量不要提到與目前溝通無關的事情。

四清晰、簡潔地發送信息

在信息發送過程中,信息包括三個方面內容︰信息、思想和情感。

在溝通中,發送的不僅僅是信息,還有思想和情感。

因此,在發送信息的時候,要注意以下幾個問題︰

1選擇有效的信息發送方式(how)

有效的信息發送方式在溝通中十分重要,這就要求我們要針對溝通對象和目的的不同選擇不同的發送方式。

信息發送方式很多,比如會議、電話、親筆信件、電子郵件、面談等。

如果是一般的說明情況的信息溝通,通過信件、電話、郵件就可以解決;如果是為了交流感情和增加信任,則應該在合適的時間、地點面談為好。

2何時發送信息(when)

例如何時約見客戶,何時發出致謝函,何時向老板匯報,何時與下屬談心,要講究「天時、地利、人和」,這一點非常重要。

3確定信息內容(what)

信息的內容是溝通的實質,不存在沒有任何內容的溝通。

因此,在溝通開始前,應該對信息的內容做些適當準備,哪些該說,說到什麼程度,哪些不該說。

信息的內容應該清晰簡潔,用詞準確,避免模糊不清或容易引起誤解的表述。

專業術語在基本確認對方能夠理解的情況下方可使用。

同時,還應該注意的是信息的載體,比如語音、語調、肢體語言的不同運用,就會給對方形成不同的感受,進而影響溝通質量。

4誰該接受信息(who)

信息的發送,要明確誰是你信息的接受對象。

在明確信息接受者的觀念、情緒和需要的基礎上,考慮如何才能獲得接受者的注意,以便達到信息有效傳達的目的。

5何處發送信息(where)

信息的傳遞要根據情況不同,選擇不同的傳遞場合。

比如銷售部經理要求財務部改善服務流程和服務態度的建議,就不宜在會議場合提出,而應在平時與財務部經理進行「私下」溝通,否則會被人誤解為「發難」或「告狀」。

與客戶前期預熱洽談階段,則不一定要在辦公室這樣的正式場合,在休閑的茶社、咖啡廳等地方則比較合適。

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