为了能创建一家风格独特的物业管理公司,我翻了很多资料,开始给新公司注入一些管理理念。我定期给物业管理各个方面的管理人员进行理论培训。第一节课我的培训主题就是5S的第一课:整理(Seiri)。
整理的定义:区分要与不要的物品,现场只保留必需的物品。从这一点来说,我们管理的小区,除非必要,一律不准堆放任何杂物,包括工具,小区的楼道里不准堆放煤球,垃圾,纸箱等物品。每个楼梯口放一个指定的垃圾箱,每天早上6点多,由负责卫生管理的人员专门收集垃圾。
我告诉这些管理们:
做好整理这项工作的主要意义如下:
①改善和增加小区的活动面积;人走在小区里会感到小区的草坪,小河,湖滨,花卉都是花园城市的一部分,是休息,休闲乃至健身有一个良好的场所。小区是业主们的,更是我们5S物业公司的,大家要有一个共同的认同感的概念。
②现场无杂物,行道通畅,提高工作效率;特别是小区的主要道路和小区的电梯以及楼梯的通道内。坚决杜绝杂物的出现,如果有业主不按规定做,我们先是在他们门前贴上友情提示,如果继续下去,进一步提交他们业主委员会,当然我们的清洁人员也要尽量做到能收集就收集掉,不要留有死角。
③减少磕碰的机会,保障安全,提高质量;小区里总有不少老年人到白鹭湾打太极拳,跳秧歌舞,这些都是白鹭湾的品牌带来的人气,我们的保安人员和物业管理人员,一定要保证道路无障碍,花木固定的比较好,防止木头落下砸到人。小区通行实施楼宇管理刷卡机制。特别是对于租房的客户,要耐心说服他们定期检查水电,解除安全隐患。
④消除管理上的混放、混料等差错事故;针对于小区的安全管理,让保安队队长邬保国负责抓紧落实。针对于业主装修的垃圾堆放问题,要及时解决,特别强调装修的业主未经登记和签署安全保证书,不予施工门卡。并按照制度收取垃圾清理费,指定垃圾清理工每天清理建筑垃圾。不要等到人家装修完毕才清理。
⑤有利于减少库存量,节约资金;小区的花木,水滨的鱼苗,苗圃的管理交给周通老先生负责。按照季节定时更换花木和苗圃,但是不要浪费,尽量采取措施减少业主破坏或者偷盗花木。
⑥改变作风,提高工作情绪。5S物业是大家共同创建起来的,不是我一个人的公司。收取物业费不能采取强制的方法,但也不能任由业主逃避物业费的收取。具体从小区的出入管理,车辆车位管理登记以及楼宇一卡通的年审来解决问题。
经过一个星期的实践,小区管理明显上了一个台阶。有了具体管理思路,保安队,清洁工以及园林工都找到了行事的方向。
原来在其他物业公司靠人管理的方法彻底得到了改变,我把相关的方法和制度印刷成文件,贴在小区的主要宣传栏内进行宣传,小区的业主们看到了也啧啧称奇。老人们有时候会摇摇头,认为不过是宣传而已,但是随着时间的推移,小区逐渐改变的环境和面貌,让老人们也逐渐开始信任物业公司。白鹭湾逐渐成了老人们常来的活动中心。
接下来的每个星期,我讲一个主题。分别就5S管理的其余四个方面:整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)做了深入认真的讲解分析。
在整顿的课程中,我强调了必需品依规定定位、定方法摆放整齐有序,明确标示。特别是小区维修的工具,账册,文献,报表都必须做到按照公司的要求去做,业主的登记资料要每年更新。外来装修工出入官吏登记证每天清理。为了做到这一点,我还每天花一个小时左右教办公室的李萍萍做Excel报表,教她用word做文档。
学会电脑办公系统的李萍萍把整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化,做成规章制度贴在物业管理办公室和宣传栏里。
也开始义务帮公司做宣传。
除了老周带领的园林工有几个年龄大的职工外,5S公司的工作人员都是40岁以下的工人,经过我的宣传和鼓励,大家学习很快,特别是保安队,军人的荣誉感让他们学习起来很快,小区所有工人的工资都比其他物业公司上浮50%的标准让他们对公司有认同感,再加上年终来自车辆管理费,物业费催缴的奖金,小区的工人工资也上了一个台阶。5S公司的的5S学习活动落到了实处以后,我准备带云姑去办理结婚登记了。