要成效,千万别瞎忙 第七章

作者 : 陶文钧

一只做有意义的事

做事就像培植花木一样。♀不是所有站都是第一言情首发,搜索+你就知道了。

所以,与其把所有的精力都消耗在无意义的事情上,还不如看准一项适合自己的重要事业,集中所有的精力,全力以赴,埋头苦干。

如果你能做到,肯定可以取得优异的成绩。

世界上无数的失败者之所以没有成功,并不是因为他们没有才干,而是他们不能集中精力全力以赴地去做适当的工作,大好时光被浪费在东西南北各个方向上,而他们自己竟从未觉察到这一问题。

如果把他们心中的那些杂念的旁枝一一剪掉,使生命力里的所有养料都集中到一个方面,那么他们将来一定会惊讶自己的事业树上竟然能够结出那么美丽、丰硕的果实。

当然了,当你知道自己需要做有意义的工作时,就要尽量减少无意义的工作,尽量挪出整块的大段时间,用所有的精力把真正该做的事做好。

那么,什么是无意义的工作?

就是那些昨天遗留下来的,不能再产生成果的工作。

在组织中,不管你是管理者,还是普通员工,往往都会遇到这类工作,甚至很多时间都用来和这些琐碎的事情打交道。

在这种情况下,你要有意识地降低时间和精力的损耗。

这需要你正确地看待“过去的成功和失败”,别再为那些“超过成功有效期”的活动浪费有限的资源,也不要弥补那些本该产生成果而并非如此的失败的工作。

记住,只做有意义的事情,少做甚至不做无意义的事情。

二猴子在谁的背上

多年来,很多效率管理专家不断宣扬要有效管理时间,以便解决所有的问题

但是,有些人在细心研究之后发现了这种观点中不合理的因素,即原本不需要努力去解决的事情,人们却在浪费时间去处理。

当人们花费心思处理那些不值得做的事情时,往往会忽略其他重要的事情。

所以,一定要分清哪些是你要做的事情,你一定要做好;哪些是别人的事情,不要在不值得做的事情上花费时间。

在很多公司里,为什么有些经理们总是说太忙了,而他们的下属却总是没有工作?

这里我们应该探讨一下“管理时间”的内涵,因为它涉及到经理和他们的上司,其他经理以及下属之间的关系。

具体而言,我们将讨论三种管理时间:

受老板制约的时间用于完成那些老板要求的工作,而且经理若不完成,将迅速受到直接的处罚。

受公司制约的时间用于处理来自其它经理的求助。忽略这些要求,也将受到处罚,尽管不那么直接或迅速。

受自己制约的时间用于处理经理自己想出或同意做的工作。♀其中一部分时间会被下属占用,称为受下属制约的时间;剩下的时间属于经理自己,被称为“自由支配时间”。

“自己的时间”不会受到任何处罚,因为无论老板还是公司都不知道经理没有完成自己原本打算完成的工作,也就无法对他进行约束。

要应付来自各方面的要求,经理需要控制好工作时间和内容。

既然老板和制度规定的工作存在受罚风险,所以经理不能忽视。

这样自己的时间便成了他们最关心的问题了。

经理应该通过尽量减少“自己的时间”中受下属制约的时间部分,来提高自由支配时间部分,然后利用这些时间部分来更好地处理老板和公司给他规定的工作。

大部分经理几乎从未意识到:他们大部分时间都花在了下属问题上。

所以,我们将使用“背上的猴子”这个比喻来解释“受下属制约的时间”是如何形成的,以及经理应怎样做。

让我们想象一下:

一个经理正走在大厅时,这时他看见一个下属jones迎面而来。

两人碰面时,jones打招呼道,“早上好。顺便说一下,我们出了个问题。你看……”

当jones继续往下说时,经理发现这个问题与所有下属提出的问题具有两个相同之处,引起了他的注意。

这两个相同之处是:(1)经理知道自己应该参与解决问题(2)经理知道目前还无法提供解决问题的方案。

于是,经理说,“很高兴你能提出这个问题。我现在很忙。让我考虑一下,再通知你。”然后他就和jones各自走开了。

现在我们分析一下刚才发生的一幕。

他们两个人碰面之前“猴子”在谁的背上?下属的背上。

两人走开之后,又在谁的背上?经理的。

一旦猴子成功地从下属的背上跳到上司的背上,“受下属制约的时间”便一直持续到猴子回到真正的主人那儿。

在接收这只猴子的同时,他也就自动地站到了他下属的下属位置上。

也就是说,他变成了jones的下属;经理从下属那儿接过了责任,并承诺汇报工作进展状况。这可是一件非常糟糕的事情。

三不值得做,就不值得做好

在管理中,经常提到“不值得定律”,其最直观的表述是:不值得做的事情,就不值得做好。这个定律似乎再简单不过了,但它的重要性却时时被人们疏忘。

不值得定律反映出人们的一种心理,一个人如果从事的是一份自认为不值得做的事情,往往会采取敷衍了事的态度。♀在这种工作心态下,不仅成功率小,而且即使成功,也不会觉得有多大的成就感。

其实这个问题不仅仅影响到我们平时工作的效率,甚至还有可能影响到我们的职业发展,我经常在培训上与学员交流下面一个现实的案例:

小张是一位计算机专业的硕士生,技术非常好,毕业后也成功进入了一家大型软件公司担任研发工作。

工作没多久,他就凭借深厚的专业基础和出色的工作能力,为公司开发出了一套大型财务管理软件,得到了单位同事的称赞和领导的肯定,去年还被提升为开发部经理。

这时,他又显出了优秀的团队组织能力,开发部在他的领导下取得了不凡的业绩,很得下属信任和尊敬。

公司老总认为他是个人才,就把他提升到总经办,负责全公司的管理工作。

但接到任命通知后,小张并不高兴,因为他深深知道自己的特长是技术,最喜欢的工作是研发而不是管理,在研发部虽然涉及到管理,但主要的工作还是研发。

如果去做纯粹的管理工作,他觉得不但会使自己的特长无法发挥,还可能荒废掉自己的专业技能,尤其重要的是自己并不喜欢做管理。

可是,碍于领导的权威和面子,小张还是接受了这份对于他来说不值得做的事情。

果然,接下来的一个月他虽然做了很大的努力,但结果却并不是很出色,上司也开始对他施加压力。

过了一段时间,小张不但感到工作压抑,毫无乐趣,还渐渐产生了对工作和这个职位的排斥。终于有一天,小张跳槽到了另外一家公司继续从事研发工作。他工作的态度和兴趣,工作的状态才渐渐的调整过来。

现在职场中人,每天3/4的精力都要花在与工作有关的事情上。

如果一天花这么多时间在一件不值得做的事情上,那么工作恐怕就要变成一件再痛苦不过的差事了,就像上面的小张一样,甚至还会影响到自己的职业前途。

所以,奉劝那些把星期五当作最棒的一天的人们,不要再无谓地耗费自己的生命了。

我常常说:“最聪明的人是那些对无足轻重的事情无动于衷的人,但他们对较重要的事物却总是很敏感。那些太专注于小事的人通常会变得对大事无能。”

在生活中,总是为一些美中不足自寻烦恼的人很多。

很显然,这种人是在平白无故消耗着自己的精力,他忘了什么是不值得做的事,也忘了不值得做的事一定不能做的道理。

把复杂的问题简单化,而不是相反

把复杂的问题简单化,就是一种简化问题的思维。

我国著名数学家华罗庚说过:“神奇化易是坦途,易化神奇不足提。”他就是要告诫我们不要把简单的问题复杂化,而要把复杂的问题简单化。

通用电气总裁杰克韦尔奇也曾经指出:“管理就是把复杂的问题简单化,把混乱的事情规范化。”

克莱斯勒的总裁艾柯卡有一天在底特律郊区开车时,旁边驶过一辆野马牌敞篷车。

这正是克莱斯勒缺乏的,艾柯卡心想。

他回到办公室之后,马上打电话给工程部的主管询问敞篷车的生产周期。“一般来说,成产周期需要5年。”主管回答,“不过如果抓紧一点,3年内就会有第一辆敞篷车了。”

“你不懂我的意思,”艾柯卡说,“我今天就要!叫人带一辆新车到工厂去,把车顶拿掉,换一个敞篷盖上去。”

结果,艾柯卡在当天下班前就看到了那辆改装的车子。

一直到周末,他都开着那辆“敞篷车”上街,而且发现看到的人都很喜欢。

从上面的小故事中,我们可以看到,其实很多事物的本源是很简单的,但人们往往把它们复杂化,而将问题复杂化的主要原因就是没有把握问题的实质。

在遇到棘手的问题时,我们不妨改变一下思路,将问题简单化,从而把握问题的本质。

一简单就是高效

同一件事情,让不同的人去做,有的人能在很短的时间内,用最简单的方法去完成;有的人则借助各种工具,用了很长的时间还没有找到答案。

为什么呢?

关键就是两者的思维方式不同,前者遇事喜欢简单化,后者则拘泥于形式。

有个大家熟悉的故事:

有一次,爱迪生让助手测量一个梨形灯泡的容积。

助手接过后,立即开始工作,他一会儿拿标尺测量,一会儿计算,又运用一些复杂的数学公式,几个小时过去了,还是没有计算出来。

就在助手又搬出大学里学过的几何知识,准备再一次计算灯泡的容积时,爱迪生进来了。

他拿起灯泡,朝里面倒满水,递给助手说:“你去把灯泡里的水倒入量杯,就会得出我们所需要的答案。”

助手这才恍然大悟:简单就是高效!

这个故事看似简单,却能给职场人士一些重要思考,让我们更加清楚:简化问题,避免冗繁是我们提高工作效率的重要途径。

无论我们做什么事,最简单的方法就是最好的方法。

曾任苹果电脑公司总裁的约翰斯卡利说过:“未来属于简单思考的人。”

那么,如何在复杂多变的环境中采取简单有效的手段和措施去解决问题,是每一位企业管理者和员工都必须认真思考的问题。

二简化问题,提高效率

简化问题是解决问题的一个重要途径。

美国威斯门豪斯电器公司董事长唐纳德c伯纳姆在《时间管理》一书中提出自己提高效率的一项重要原则在做每一件事情时,应该问自己三个“能不能”。

“能不能取消它?”

“能不能把它与别的事情合并起来做?”

“能不能用更简便的方法来取代它?”

这三个原则给了我们三个提高效率,简化问题的建议:

把一些不值得做的事情在原来的计划表中划掉,节省时间和精力去做更重要的事情。

如果可以,将几件相关的事情合并,提高效率。

在工作中遇到问题时,一部分人错误地认为,想得越多就越深刻,写得越多就越能显出才华,做得越多就越有收获,而全然不顾现实,一味盲目地追求多,却不知道,“多”不一定就是好。

很多时候,“多”是累赘,“多”是画蛇添足,“多”只会使你更忙,更没章法。

在工作中,我们应该学会把复杂的事情简单化,将能合并的事情合并,减少目标,缩短计划,这样在更好地解决问题的同时,又大大地提高了工作效率,何乐而不为呢?

三探究有没有更简单的解决之道

在着手从事一件工作时,要先动脑,想想这件事情能不能用更简单的方法去做,而不是急急忙忙去动手,以致白白忙碌了半天,却解决不了问题。

一些人的思维方法,凡事总往复杂的地方想,认为解决问题的方式越复杂就越好,以致钻进“牛角尖”里出不来。

事实上,学会把问题简单化,才是一种大智慧。

某大学的一个研究室里,研究人员需要弄清一台机器的内部结构。

这台机器里有一个由100根弯管组成的密封部分。

要弄清内部结构,就必须弄清每一根弯管的入口与出口。

大家想尽了办法,甚至动用某些仪器探测机器的结构,但效果都不理想。后来,一位在学校工作的老花匠,提出一个简单的方法,很快就将问题解决了。

老花匠所用的工具,只是两支粉笔和几支香烟。

他的具体做法是:点燃香烟,吸上一口,然后对着一根管子往里喷。喷的时候,在这根管子的入口处写上“1”。这时,让另一个人站在管子的另一头,见烟从哪一根管子冒出来,便立即也写上“1”。

照此方法,不到两个小时便把100根弯管的入口和出口全都弄清了。

善于利用时间的人能把复杂的事情简明化,办事效率聚会有很大提高,不至于迷惑于复杂纷繁的现象,处于被动忙乱的局面。

无论在工作中还是在生活中,为了提高效率,就必须下决心放弃不必要或者不太重要的部分,并且把重要的事情也变得有序化。

要出色高效地完成自己的工作,我们就应当学会把握问题的本质,化繁为简。

马上行动,追求简单,事情就会变得越来越容易。

反之,任何事都会对你产生威胁,让你感到棘手、头痛,精力与热情也跟着下降。就像必须用双手推动一堵牢固的墙似的,费好大的劲儿才能完成某件事情。

化繁为简,可以让你的工作变得更加顺利和高效,同时你的信心也会跟着大增。

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